Page Banner

Khái niệm “Điều hành số” xưởng dịch vụ Ô tô

carus - dieu hanh so
carus – dieu hanh so

Trong giai đoạn 2018-2020, có nhiều anh chị quản lý gara sửa chữa, bảo dưỡng, trung tâm chăm sóc xe đã bắt đầu có xu hướng sử dụng máy tính để thống kê, quản lý hoạt động của trung tâm dịch vụ mình. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, thị trường chưa thực sự xuất hiện một phần mềm, một ứng dụng nào hàm chứa được đa số các yêu cầu trong vận hành một trung tâm dịch vụ ô tô, ngoại trừ một số hãng xe lớn có đầu tư phần mềm riêng của mình.

Cách quản lý theo phương pháp cũ

Trong giai đoạn 2018-2020, có nhiều anh chị quản lý gara sửa chữa, bảo dưỡng, trung tâm chăm sóc xe đã bắt đầu có xu hướng sử dụng máy tính để thống kê, quản lý hoạt động của trung tâm dịch vụ mình. Tuy nhiên, ở giai đoạn này, thị trường chưa thực sự xuất hiện một phần mềm, một ứng dụng nào hàm chứa được đa số các yêu cầu trong vận hành một trung tâm dịch vụ ô tô, ngoại trừ một số hãng xe lớn có đầu tư phần mềm riêng của mình.

Chúng ta không thể phủ nhận vai trò của giai đoạn quá độ này, trong đó có một vài cách thức quản lý được tổng hợp lại, có nhiều cải tiến so với trước đây như sau:

- Sử dụng sổ ghi chép hàng ngày thông tin khách, xe, dịch vụ thực hiện cũng như số tiền thu về, sau đó sẽ tổng hợp vào file excel hoặc Google Sheet cuối ngày hoặc cuối tuần, cuối tháng. Một số điểm kinh doanh tận dụng các phần mềm phổ thông khác tương tự các phần mềm quản lý cửa hàng quần áo, cửa hàng cafe
- Thông tin khách hàng tổng hợp vào Excel hoặc Google Sheet, với các thông tin cơ bản gồm tên, số điện thoại và loại xe, có xe có biển số, có xe không có.
- Tổng hợp hóa đơn mua hàng, mua phụ tùng, công cụ dụng cụ, vật tư hóa chất mỗi tháng trong sổ hoặc bìa hồ sơ.
- Thống kê số lượng xe mỗi thợ làm được hàng ngày trong sổ ghi chép
- Ghi vào sổ tay hoặc nhắn trong group Zalo, Facebook mỗi khi có khách cần tư vấn hoặc đặt hẹn làm dịch vụ....
Chủ ý của các hoạt động này là để mỗi cuối tháng hoặc khi cần có thể mở ra và kiểm tra, tổng hợp từng hạng mục. Tuy nhiên trên thực tế, đây đều là bước thu thập dữ liệu và nhược điểm là dữ liệu được lưu hoặc ghi chép từ quá nhiều nguồn, nhiều người… do đó, việc thống kê sẽ rất mất thời gian và cũng không có sự liên thông dữ liệu nên gần như chắc chắn không đạt được hiệu quả như mong muốn ban đầu của người quản lý.
Image Post

“ Thay đổi để phát triển ”

Trong việc quản lý, vận hành, điều hành kinh doanh của gara, trung tâm chăm sóc xe, có một số hành động cần được thực hiện nhanh chóng, kịp thời và chính xác, đây cũng chính là bí quyết thành công chung của nhóm các gara chuyên nghiệp. Vậy để đánh giá cách làm của gara, trung tâm chăm sóc xe mình đang quản lý có thực sự hiệu quả hay chưa, chúng ta chỉ cần thử trả lời một số câu hỏi như sau:

1. Làm sao biết 3 dòng xe nào đang vào xưởng mình nhiều nhất để cân nhắc các sản phẩm phụ tùng, phụ kiện, dịch vụ chủ lực?

2. Có thể gửi tin nhắn hàng loạt đến nhóm khách ở khu vực phường A 1 lúc hay không?

3. Có thể làm chương trình tri ân/ khuyến mãi cho 100 khách hàng có mức chi tiêu cao nhất trong năm hay không?

4. Đảm bảo khách đặt hẹn luôn được ưu tiên hoặc có sẵn thợ, phụ tùng, phụ kiện hay vật tư sẵn sàng trước khi khách tới?

5. Nhận diện được xu hướng dịch vụ của khách hàng ở xưởng mình là thiên về rửa xe hay bảo dưỡng, đồng sơn hay sửa chữa điện, phủ ceramic hay gắn phụ kiện…?

6. So được số tiền 1 lượt khách bỏ ra năm này với năm trước là tăng hay giảm?

7. Biết được lúc nào trong tháng là xưởng đã hòa vốn, hay bắt đầu có lợi nhuận dư ra, hay có khả năng lỗ?

8. Khách vừa chạy xe tới là biết khách tên gì, ở đâu, bữa trước làm dịch vụ gì, khó tính hay dễ tính?

"Điều hành số" - giải pháp toàn diện cho các xưởng gara thời đại mới

carus - dieu hanh so

Rõ ràng, với cách thu thập dữ liệu như đề cập phía trên, không dễ để thực hiện được các ý phía dưới, hoặc có thì cũng rất tốn công và không thể thực hiện một cách nhanh nhạy nhất có thể, điều cực kỳ quan trọng trong kinh doanh. Từ đó, hiện tại đã xuất hiện thuật ngữ “Điều hành số” để thể hiện vai trò cực kỳ quan trọng của số liệu và dữ liệu theo thời gian thực trong điều hành hoạt động kinh doanh. Trong đó, dữ liệu liên thông và phản ánh tình hình vận hành nội bộ, hoạt động kinh doanh theo nhiều khía cạnh, đa chiều, từ chi tiết cụ thể cho tới tổng quan, xu hướng.

Ngoài ra, còn một điểm có thể mở rộng và mang tính hướng đến tương lai, đó là dự báo về một môi trường kết nối dịch vụ giữa khách hàng và các gara, trung tâm dịch vụ tương tự như Grab, trong đó, người sử dụng xe sẽ lựa chọn, đặt lịch dịch vụ thông qua các ứng dụng trung gian. Xu thế này là tất yếu, giống như việc thay thế xe ôm truyền thống của xe ôm công nghệ đang diễn ra ngày nay.

Do vậy, yếu tố chi phí khi sử dụng phần mềm chuyên cho ngành dịch vụ ô tô dù có cao nhưng đi sâu vào hiệu quả trên từng đồng thì lại là món hời. Và điều quan trọng nhất, khi mọi thứ vận hành trơn tru, thời gian lãng phí sẽ được giảm thiểu, qua đó nguồn lực để nâng cao chất lượng dịch vụ, đa dạng hóa kinh doanh sẽ nhiều hơn, tạo được sự phát triển bền vững cho một doanh nghiệp, một điểm gara, một trung tâm dịch vụ ô tô.

Banner

Tư vấn và dùng thử miễn phí