Page Banner

8 bước vận hành gara hiệu quả

Vận hành gara như thế nào để tối ưu được năng suất và tiết kiệm thời gian tối đa? Nhiều người đầu tư ngành dịch vụ ô tô đã có tiền mở được xưởng gara sửa chữa bảo dưỡng ô tô, trung tâm chăm sóc xe, detailing… và chăm chút thật kỹ càng từ những khâu chuẩn bị máy móc thiết bị cho đến nhân sự. Nhưng đến khi đi vào hoạt động được 3-6 tháng, người chủ và quản lý sẽ thấy đủ các vấn đề trong khâu hoạt động, hay nói đúng hơn là vận hành gara. Vậy một gara vận hành trơn tru sẽ trải qua những bước cơ bản như thế nào? Hãy cùng Carus Gara giải đáp thắc mắc nhé!

Đầu tiên, cốt lõi nhất của một trung tâm dịch vụ ô tô là quy trình phục vụ khách hàng. Từ lúc khách hàng liên hệ hoặc đem xe tới trung tâm, cho đến khi chiếc xe đã được thực hiện dịch vụ chăm sóc, bảo dưỡng, sửa chữa. Hoặc nâng cấp và có tình trạng tốt nhất, yên vị trong chỗ đậu xe tại nhà khách hàng. Nó không chỉ đơn thuần về mặt kỹ thuật như muốn thay nhớt thì làm bao nhiêu bước, muốn đánh bóng sơn xe cần làm bao nhiêu bước. Quy trình tốt sẽ bao gồm sắp xếp khoa học, kỹ thuật được thực hiện chuẩn xác, phục vụ khách hàng chu đáo, tư vấn chuyên nghiệp, chăm sóc tận tình… Để cuối cùng, là sự hài lòng của khách hàng ở mức cao nhất, sự tín nhiệm của khách hàng với gara cho những lần dịch vụ sau.

Bước 1: Khách hàng đặt lịch hẹn trước hoặc trực tiếp mang xe đến xưởng

Hiện nay, một số khách hàng sẽ hẹn trước qua nhiều kênh như điện thoại, inbox Zalo, facebook, đặt lịch qua website hoặc ứng dụng (nếu có), còn lại là đến trực tiếp xưởng. Tương lai, tỉ lệ đặt hẹn trước sẽ tăng dần vì những tiện ích về tiết kiệm thời gian chờ, có sẵn phụ tùng… 

Bước 2: Tiếp nhận xe, cập nhật thông tin xe, thông tin khách hàng

Ở bước này, nhân viên tư vấn bán hàng dịch vụ chỉ cần thao tác nhập thông tin biển số xe. Phần mềm Carus Gara sẽ hiển thị thông tin chi tiết về khách hàng bao gồm tên, số điện thoại, địa chỉ, loại xe, lịch sử dịch vụ của xe trước đây, phân nhóm khách hàng thân thiết, ghi chú điểm cần lưu ý với khách hàng như tính cách, sở thích… Tính năng này tuy nhỏ, nhưng hầu hết các nhân viên tư vấn rất yêu thích vì giúp tư vấn đúng mục tiêu, trọng tâm khách hàng cần, tạo sự thân mật, mang đến ấn tượng tốt ngay từ khi khách hàng vừa tới xưởng.

Trong trường hợp khách hàng mới, chưa có thông tin khách hàng và xe, nhân viên tư vấn sẽ xin thông tin để cập nhật trong phần mềm một lần và sử dụng về sau.

Bắt đầu tiếp nhận thông tin khách hàng

Bước 3: Tư vấn tại xe, xác nhận hạng mục dịch vụ sẽ thực hiện, chi phí và tình trạng xe, thời gian giao xe cùng khách hàng

Tại đây sau khi tiếp nhận thông tin khách hàng, nhân viên sẽ tư vấn tại xe và dựa vào tình trạng xe để tư vấn gói dịch vụ phù hợp. Ví dụ như ban đầu khách chỉ có ý định rửa xe thông thường nhưng khi khách mang xe tới xe dính đầy đất đỏ khắp nơi, mùi trong xe thì ẩm mốc. Tại đây nhân viên tư vấn có thể thuyết phục và đề xuất khách sử dụng gói rửa xe chi tiết và gói khử mùi nội thất.

Khi khách hàng đã chốt hạng mục dịch vụ, nhân viên tư vấn tiếp tục vào phần mềm tra cứu nhanh phụ tùng, vật tư hiện có trong kho xem có đáp ứng được dịch vụ không (nếu cần). Dựa trên những thông tin đã tra cứu nhân viên sẽ lên bảng giá dịch vụ phù hợp với cấp độ, tình trạng và loại xe của khách hàng. 

Thông thường khi các xưởng xe muốn đẩy mạnh nhu cầu sử dụng dịch vụ, sẽ tạo các combo khuyến mãi. Như “THỰC HIỆN 3 DỊCH VỤ BẤT KỲ giảm 8%” hay “Giảm giá 15% khi thay lốp chính hãng” trong khoảng thời gian 1 tháng/ 3 tháng… Ngay tại phần mềm Carus Gara, bạn sẽ có thể dễ dàng tạo các combo khuyến mãi theo mùa, theo dòng xe, theo gói dịch vụ… Nếu khách hàng đủ điều kiện nhận ưu đãi, nhân viên chỉ cần áp mã với một cú click chuột trên máy tính hoặc thao tác chạm màn hình điện thoại mà không phải tính toán nhiều.

Tư vấn, xác nhận dịch vụ và báo giá cho khách hàng

Bước 4: Tạo phiếu bán hàng và Phân công việc đến nhân sự thực hiện

Nhân viên tư vấn sẽ tiến hành tạo phiếu bán hàng, sau đó gửi báo giá qua hệ thống tin nhắn SMS hoặc Email tích hợp tại phần mềm Carus Gara. Để khách hàng xác nhận lại một lần nữa trước khi bắt tay vào công việc. Đây là tính năng rất tiện dụng của phần mềm vận hành – Carus Gara. Thay vì phải mất thời gian gọi điện thoại cho khách hoặc những tranh cãi lúc thanh toán, chỉ cần một nút bấm trên màn hình, báo giá đã có mặt trong điện thoại của khách hàng.

Tại đây nhân viên sẽ tạo phiếu dịch vụ. Thông thường phiếu dịch vụ sẽ cần những thông tin gì? Mời bạn xem tại các thông tin không nên có trong phiếu dịch vụ (viết 1 bài để backlink). Phiếu dịch vụ này sẽ được gửi đến mail hoặc gửi trực tiếp đến Bộ phận kĩ thuật.

Bàn giao phiếu dịch vụ cho kĩ thuật viên

Bước 5: Xuất kho phụ tùng, hàng hóa; Kĩ thuật viên thực hiện công việc, cập nhật tiến độ.

Khi tiếp nhận phiếu dịch vụ, Quản đốc hoặc Quản lý kỹ thuật là người điều phối nhân lực và phân bổ phù hợp với khối lượng công việc tại xưởng. Đồng thời chính Quản lý kỹ thuật sẽ là người chính xác nhất trong việc đưa ra thời gian giao xe cho khách hàng.

Tại phần mềm vận hành gara – Carus Gara Quản lý kỹ thuật sẽ bấm “Bắt đầu” để tính thời gian từ khi thực hiện dịch vụ, đến khi kết thúc thì bấm “Hoàn thành”. Đây là tính năng được các quản lý nhân sự vô cùng yêu thích bởi có thể có căn cứ khách quan để đánh giá mức độ hiệu quả trong công việc của nhân viên. Từ đây có thể tạo một môi trường làm việc thi đua lành mạnh, có thưởng có phạt.

Một điểm tối ưu nữa nếu bạn sử dụng Carus Gara là sau khi bấm “Hoàn thành” hệ thống sẽ lập tức gửi tin nhắn thông báo đã xong về điện thoại khách với nội dung như “Xe Toyota 51H12345 của anh đã hoàn thành xong dịch vụ thay nhớt. Với tổng số tiền là 600.000đ. Xin vui lòng đến nhận xe!” – Nội dung này tuỳ thuộc vào bạn cài mặc định. Bằng cách này bạn đã tiết kiệm 3 phút gọi điện thoại tốn nhiều thời gian và tiền bạc mà tạo được cảm giác thân thiện với khách hàng của mình.

Kỹ thuật viên bắt tay vào thực hiện dịch vụ

Bước 6: Kiểm tra lại xe trước khi hoàn thành dịch vụ

Đây là bước rất quan trọng đòi hỏi người kiểm tra hay cũng chính là Quản lý kỹ thuật phải cẩn trọng và kĩ tính đến từng chi tiết. Trong phần mềm Carus Gara có tích hợp cả tính năng camera giúp bạn chụp lại các hình ảnh cần thiết để đối chiếu trước và sau khi nhận/ bàn giao xe.

Ví dụ trong quá trình làm nhân viên kĩ thuật làm trầy sơn nhưng giấu không báo. Nếu quản lý kiểm tra kĩ sẽ phát hiện được và có thể kịp thời giải quyết bằng cách báo cho khách xin thêm thời gian để xử lý vết trầy.

Check từng tiêu chuẩn một xem đã đạt chuẩn chưa

Bước 7: Thanh toán và bàn giao xe 

Khi tiến hành thanh toán, phần mềm Carus Gara sẽ ghi nhận tình trạng thanh toán hoặc công nợ của lần thực hiện dịch vụ, cập nhật điểm tích lũy khách hàng.

Bước 8: Chăm sóc khách hàng sau dịch vụ

Phần mềm vận hành và quản lý gara Carus Gara tích hợp tính năng gửi SMS/Email. Vì vậy sau khi hoàn tất xong, ngay tại phần mềm bạn có thể truy xuất thông tin khách hàng và gửi lời cảm ơn sau khi giao xe. Cùng lúc đó gửi thông báo điểm tích luỹ đối với khách hàng thân thiết để tăng giá trị dịch vụ. Ngoài ra phần mềm Carus Gara sẽ giúp bạn hẹn lịch tự động gửi SMS/Email để nhắc nhở lịch bảo dưỡng hoặc chúc mừng sinh nhật khách hàng.

Một bộ máy vận hành trơn tru sẽ giúp tối ưu hoá năng suất và tiết kiệm rất nhiều thời gian của xưởng bạn. Nhưng trong thực tế để vận hành gara xuất sắc không phải điều dễ dàng. Và đó cũng là sứ mệnh quan trọng của Phần mềm quản lý gara Carus Gara muốn chạm tới – biến mọi giấc mơ của chủ xưởng được hiện thực hoá!

Banner

Tư vấn và dùng thử miễn phí