Page Banner

5 bí quyết quản lý công nợ hiệu quả trong quá trình vận hành gara

Trong kinh doanh, quản lý công nợ là một việc vô cùng quan trọng. Quản lý công nợ trong quá trình vận hành gara, trung tâm sửa chữa, bảo dưỡng, chăm sóc xe cũng không ngoại lệ. Nó có thể tác động mạnh mẽ đến sự thành công của trung tâm/xưởng xe. Thế nhưng, nhiều chủ xưởng vẫn chưa thực sự dành sự quan tâm tương xứng với tầm quan trọng của việc quản lý công nợ. Điều đó khiến nhiều xưởng xe dần bị áp lực về dòng tiền, bị động và đương nhiên ảnh hưởng tiêu cực đến thành quả kinh doanh.

Vậy nên, các chủ xưởng cần có những biện pháp hữu hiệu để quản lý công nợ chính xác. Trong bài viết dưới đây, Carus Gara sẽ chia sẻ cho các bạn những bí quyết giúp quản lý công nợ trong quá trình vận hành gara một cách hiệu quả.

Làm thế nào để quản lý công nợ hiệu quả?

Doanh nghiệp cần chú ý các loại công nợ sau:

  • Các khoản phải thu khách hàng như:
  • Khách A sau khi làm xong dịch vụ, thanh toán 50%, nợ 50%, hẹn tuần sau trả.
  • Khách B là công ty, thanh toán 100% sau 30 ngày
  • Khách C trả một ít tiền mặt, còn lại chuyển khoản
  • Xe D làm đồng sơn bảo hiểm, khách hàng đã trả phần miễn thường và % chế tài, đơn vị bảo hiểm chưa thanh toán….
  • Các khoản phải trả người bán, nhà cung cấp như: 
  • Vật tư nhà cung cấp A, gara phải trả trước 50% và nợ phần còn lại không quá 30 ngày
  • Lô phụ kiện ký gửi của nhà cung cấp B, đã bán được hơn 1 nửa và thu tiền, mỗi cuối tháng mới nghiệm thu

1. Tạo một hệ thống theo dõi hoàn chỉnh:

Lập một quy trình quản lý công nợ phải thu theo tiêu chuẩn của xưởng. Trong đó, quy trình cần phải đảm bảo: xác định rõ trách nhiệm của cá nhân làm việc với khách hàng, quy định cụ thể cách thức nhắc nhở khách hàng, cũng như thời gian nhắc nhở… Người làm kế toán công nợ phải nắm rõ quy trình kế toán: kiểm soát chứng từ, luân chuyển chứng từ, quy trình thanh toán…

Để theo dõi được công nợ khách hàng và cập nhật các phát sinh mới nhất liên quan đến công nợ, bộ phận kế toán bắt buộc phải có file theo dõi, có thể bằng excel hoặc chức năng kế toán của phần mềm Carus Gara. Căn cứ vào những thông tin trong hợp đồng, hóa đơn, phiếu xuất/ nhập kho, phiếu chi, sao kê ngân hàng, các khoản chiết khấu, hàng ký gửi… kế toán công nợ sẽ cập nhật vào phần mềm để theo dõi công nợ một cách liên tục và thường xuyên.

2. Xem lại khoản phải thu định kỳ, thường xuyên:

Bộ phận kế toán công nợ phải thường xuyên kiểm soát thời hạn phải thu của các khoản nợ, đo lường các khoản phải thu thông qua các chỉ số như vòng quay các khoản phải thu, tính tuổi nợ để phân loại khách nợ, sớm phát hiện các khoản nợ có vấn đề, nhằm có hướng xử lý kịp thời, tránh để nợ quá hạn tồn đọng nhiều.

Định kỳ, kế toán công nợ phải chủ động lập biên bản xác nhận công nợ của từng khách hàng để báo cáo lên cấp trên. Các loại báo cáo cần lập như là: Báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, Bảng tổng hợp công nợ phải thu – phải trả, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ quá hạn, Bảng theo dõi tình hình các khoản nợ vượt hạn mức nợ…

3. Gửi thông báo nhắc thanh toán:

Gửi thông báo nhắc khách hàng thanh toán là việc quan trọng nhưng không phải trung tâm nào cũng chú tâm tới việc này. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm Carus gara bạn có thể an tâm hơn vì chúng tôi đã tích hợp tính năng SMS/Email tự động, điều này sẽ giúp bạn không sợ quên “nhắc nhở” khách hàng vì Carus Gara đã “nhớ” giúp bạn.

4. Duy trì tốt các mối quan hệ:

Các mối quan hệ ở đây bao gồm mối quan hệ với khách hàng và sự liên kết với các nhân sự khác trong nội bộ xưởng. Ngoài việc đốc thúc khách hàng trả nợ đúng hạn, đúng kỳ thì bộ phận thu hồi nợ của trung tâm có thể thông báo các điều kiện được hưởng chiết khấu hoặc nhắc bổ sung một số chi tiết về sản phẩm, các chứng từ liên quan… để tạo ra mối quan hệ thân thiện, tin cậy.

Còn trong nội bộ công ty, sự liên kết giữa kế toán công nợ và nhân viên kinh doanh là cần thiết. Bởi bất cứ đơn hàng nào được tạo ra từ bộ phận kinh doanh cũng cần được ghi nhận ngay tức thì vào doanh thu. Các khoản nợ cũng cần được đưa vào danh sách theo dõi ngay lập tức để tránh thất thoát hoặc bỏ sót công nợ phải thu khách hàng.

5. Sử dụng Phần mềm vận hành gara có chức năng Quản lý công nợ:

  • Có công cụ theo dõi công nợ phải thu, công nợ phải trả một cách chuyên nghiệp.
  • Phần mềm vận hành – Carus Gara sẽ giúp theo dõi các đối tác quá hạn, các khoản nợ đến kỳ phải thu và cảnh báo “WARNING” cho bạn biết.
  • Dựa trên các báo cáo từ phần mềm để xây dựng hệ thống đánh giá tín nhiệm, phân loại khách hàng công nợ.
  • Lập ra các chỉ tiêu đánh giá hệ số công nợ, tốc độ thu hồi công nợ,…

Nếu doanh nghiệp của bạn chưa tìm được giải pháp quản lý công nợ hợp lý hãy tham khảo gara.carus.vn với phần mềm quản lý và vận hành gara giúp việc quản lý công nợ cũng như vận hành gara trở nên dễ dàng hơn. Carus Gara sẽ là cánh tay đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý công nợ một cách tối ưu khoa học và hiệu quả.

Banner

Tư vấn và dùng thử miễn phí